Управление проектами: что это такое?

Что такое управление проектами?

Рыночная конкуренция и спрос на услуги постоянно растут, поэтому компаниям приходится адаптироваться под новые запросы и задачи. Проектный подход – один из эффективных способов организации работы внутри компании. Проектный менеджер помогает реализовать практические задачи в сжатые сроки с минимальной финансовой нагрузкой. Этот метод помогает правильно и успешно управлять бизнесом. В статье разберем, что входит в управление проектами, какие существуют эффективные инструменты, как и где выучиться на проектного менеджера.

Что такое проектное управление?

Проект представляет уникальную задачу, которая ограничивается по времени и финансам. Управление — это процесс ее реализации в точном соответствии со всеми требованиями заказчика, то есть необходимо уложиться в не только в срок, но и в бюджет. Для этого ответственный менеджер должен обладать не только техническими (предметными) знаниями по кейсу и навыками управленца, но и уметь организовать коллективную работу. Управление проектами ориентируется на конечную цель, так как важен финальный результат, а не процесс. Задачи могут быть разнообразными, поэтому подбирается команда специалистов из разных областей. Важным критерием является срок выполнения проекта. Его соблюдение обязательно.

Проектное управление и его стандарты

Рассмотрим рекомендации и правила, на которые ориентируются менеджеры для эффективного выполнения и закрытия проектной задачи. Существует 3 основных стандарта: общественный, частный и корпоративный. Разберем каждый отдельно.

1. Общественные — они предназначены для общества специалистов. Разрабатываются специализированными организациями.
2. Для корпоративных стандартов характерно использование на базе одной компании. Она создается конкретно под нее, учитывая нюансы деятельности.
3. Частные стандарты формируются под каждый отдельный проект.

Разработаны также международные стандарты. В них содержится вся терминология и основные принципы, по которым происходит управление проектами. Этот свод правил контролирует процесс работы в разных странах. В 2011 был создан Международный Стандарт ISO 21500:2012 (руководство по проектному менеджменту), который утвердил Евросоюз и Россия.

Управление проектом: зачем и для чего нужно?

Для того чтобы определить, что представляет из себя такая деятельность, разберемся с такими понятиями как «процесс» и «проект». Это не тождественные термины. В основе процесса лежит непрерывность и упорядоченность. Например, технологический процесс на производстве — это поступательный регламентированный поток действий, который будет повторяться в каждом цикле. Такое управление основано на процессно-ориентированном подходе. Проект же это уникальная задача, ограниченная четким дедлайном и финансами. Каждый раз, когда возникает вопрос о том, как достичь этой цели, план пересматривается. Управление проектами – это ориентированный на результат гибкий подход, который индивидуально подбирается под конкретную задачу. Если провести параллель с серийным выпуском товаров, то процесс можно назвать массовым производством, а проект — это штучная работа под индивидуальный заказ. В связи с тем, что бизнес стал более гибким и динамичным, многие компании сталкиваются с необходимостью подстраиваться под изменяющиеся условия. Поэтому важно внедрять проектные задачи, и эффективно работать с ними. От этого зависит успешность и развитие бизнеса.

Как управлять проектами: выбор методологии

Управленческие методы — это свод принципов и правил, которыми пользуются менеджеры. В зависимости от того, в какой области нужно выполнить кейс, они имеют разное назначение и структуру. Разработаны различные методы проектного управления, в том числе и многоуровневые. Рассмотрим основные — это Agile и Waterfall (водопад). Проектные менеджеры должны знать и то, и другое.

Каскадная модель Waterfall

В соответствии с этой методикой, каждая задача выполняется в строгом соответствии с первоначальным планом и последовательно. Команда полностью ответственна за срыв дедлайна и выход за рамки утвержденного бюджета. Методология Waterfall используется в следующих ситуациях:

• требования к проекту не подлежат изменению;
• технологии, по которым будет выполняться задача, известны и оговорены заранее;
• ориентация на высокое качество проекта;
• заказчик не участвует в процессе, а только получает готовый финальный продукт (например, аутсорсинг).

Также такой метод рекомендован, если исполнитель уже работал с похожей задачей. Например, в сфере строительства это реализация типовых объектов.

Методология Agile

Эта система не имеет жестких требований, поэтому она используется для задач с гибкими условиями. В основе ее работы лежат следующие принципы.

1. Активное взаимодействие между заказчиком и подрядчиком важно не только при заключении контракта, но и в процессе работы.
2. Качество продукции важнее документации
3. Быть готовым к переменам.
4. Люди более важны, чем используемые инструменты или процесс.

Управление проектом по такому методу используется для решения следующих задач:

• цели кейса могут меняться, так как заранее они точно не определены;
• нужно создать функциональную версию продукта в минимальное время;
• взаимодействие с заказчиком активное, осуществляется на протяжении всего проекта.

При выборе метода необходимо учитывать специфику проекта и его особенности. Например, для строительства и инженерных проектов agile-методология не подойдет. Так как здесь нужны четкие цели и требования, не подлежащие изменению. Гибкий метод оптимален для компьютерной сферы, например, при создании программного обеспечения.

Управление проектами: какие есть плюсы и минусы?

Главным преимуществом является возможность контролировать процесс на всех стадиях. Это позволяет оптимизировать ресурсы и финансы для кейса. К другим плюсам можно отнести:

• возможность заранее определиться с целями, приоритетом и планом;
• своевременная проработка возможных рисков и их устранение;
• оценка качества конечного продукта;
• мотивационная система для сотрудников понятная и прозрачная;
• способность принимать необходимые решения без бумажной волокиты.

К недостаткам относят нехватку ресурсов у небольших компаний для управления несколькими проектами одновременно. Также трудно на рынке вакансий найти опытного и грамотного проектного менеджера, который бы имел необходимые навыки и умения. Переход от обычной традиционной системы управления на проектную занимает время, и требует дополнительных финансовых вложений.

Что входит в обязанности проектного менеджера?

Для того, чтобы успешно выполнять поставленные задачи, он должен владеть всеми необходимыми навыками и умениями. Ответственный за выполнение кейса консультирует заказчиков и контролирует ход работы со всеми приглашенными специалистами. В обязанности проектного менеджера входит широкий спектр задач. Среди них выделяют:

• создание и утверждение плана задачи;

• анализ возможных рисков;

• контроль деятельности исполнителей по реализации проекта;

• поиск необходимых специалистов в команду;
• работа с документацией;
• общение с заказчиков, внесение изменений в проект;
• контроль качества конечного продукта;
• защита проекта перед заказчиком.

Специалисты, получившие профессиональное образование по специальности «Управление проектами», востребованы разными компаниями. В среднем оплата труда составляет 60 тысяч рублей. Руководителям проектов платят от 80 до 100 тысяч рублей в месяц. Зарплата зависит от профессионализма специалиста, сложности и срочности проекта.

Какие знания и умения нужны менеджеру?

Успех производственной задачи зависит не только от образования и квалификации, но также от его практических знаний и личных качеств. Специалисты должны хотя бы минимально понимать ту предметную область, в которой реализуется поставленная задача.над которым ведется работа. Например, это строительство, архитектура, бизнес или компьютерные технологии. Главное требование — владеть методами и стандартами, уметь эффективно и целесообразно применять их на практике. Необходимыми компетенциями также являются:

1. Умение планировать и прогнозировать.
2. Предметные знания в области проекта.
3. Практический опыт. Чем больше кейсов выполнил специалист, тем лучше понимает, как разрешать возникшие проблемы и распоряжаться бюджетом.
4. Знание этапов планирования.

Помимо технической подготовленности, эта должность включает постоянное взаимодействие с заказчиками, ведение переговоров и управление командой. Поэтому не менее важна личность специалиста. Менеджер, который занимается проектами, должен обладать:

• навыками делового общения;
• умением мотивировать коллег;
• ораторским искусством;
• стрессоустойчивостью;
• стратегическим и аналитическим мышлением;
• многозадачностью и способностью быстро переключаться между задачами;
• ответственностью.

Можно ли управлять проектами без соответствующего высшего образования и диплома? Можно, но не официально. Высокая вероятность ошибок и срыва проектов может стать причиной административной или уголовной ответственности. Компании готовы платить за качественное выполнение поставленной задачи, а не за обучение на практике и негативные последствия. При этом проверка образования у специалиста со стороны инстанций приведет к дополнительным штрафам — работать в отрасли можно только при наличии квалификации.

Где можно обучиться профессии?

Возможность трудоустройства в проектное управление зависит от наличия качественных знаний и соответствующей квалификации. Специалистам важно изучать не только теорию, но и применять умения на практике. Получить перспективную профессию можно в ВУЗе, но это займет не менее 2 лет. Оптимальный вариант совместить практику и теорию — это курсы переподготовки, которые можно проходить без отрыва от профессиональной деятельности. Если вы хотите узнать, как работать с проектами, общаться с командой и проводить переговоры с заказчиком, то пройдите курсы по управлению проектами в «АПОК». Обучение проводится в дистанционном формате, поэтому вы можете совмещать работу и учебу. Оставить заявку можно в любое время, на сайте или по телефону. По окончанию курса выдаем диплом установленного образца с присвоением квалификации менеджера по управлению проектами.