Все о профессии «Делопроизводство»: что это такое и задачи

О профессии «Делопроизводство»

Документооборот — неотъемлемая часть любой организации. От правильности заполнения и оформления документов зависит эффективность деятельности компании и функционирование производства. Поэтому важно доверить работу с документацией квалифицированному персоналу. В статье рассмотрим: кто такой делопроизводитель, чем он занимается, основы и виды делопроизводства, а так же как и где можно освоить специальность.

Что такое делопроизводство?

От четкой организации и правильной подготовки документов компании зависит своевременное принятие решение и управленческая деятельность. Поэтому делопроизводство это не просто работа с документами — их печать, подпись, учет и хранение. Кратко, это бумажный процесс управления производством. Это самостоятельная административная отрасль, которая представляет собой совокупность всех форм документирования в учреждении. Также она охватывает создание единой информационной базы, и работу с ней на разных носителях — бумажных, электронных. Документирование является главным элементом делопроизводства. Этот процесс регламентирован нормативно-правовыми документами. Если документ был оформлен без соблюдения установленных требований, значит он не имеет никакой юридической силы. Именно поэтому важно изучать эту сферу работникам, чья деятельность связана с внутренней документацией.

Регламенты в области делопроизводства

Ведением делопроизводства могут заниматься только дипломированные специалисты по документационному и организационному обеспечению. Деятельность относится к группе офисных и административно-управленческих занятий. Основным квалификационным регламентом специальностей в области делопроизводства является профессиональный стандарт 07.002. Современное делопроизводство также осуществляется по законодательным и нормативным актам:

• ФЗ-149 от 27 июля 2006 года — о защите информации;
• приказ Росархива №71 от 22 мая 2019 года — об утверждении правил делопроизводства;
• приказ Росархива №44 от 11 апреля 2018 года — об утверждении инструкции по делопроизводству.
• другие НПА в сфере документооборота.

Учитывая количество нормативных и квалификационных требований к отрасли, официально устроиться на работу делопроизводителем без соответствующего образования не получится.

Виды делопроизводства

В зависимости от профиля учреждения выделяют общий, секретный и специальный типы документационного обеспечения:

1. Общее делопроизводство — это управленческая документация, которая присуща каждой компании или госучреждению. Данная группа также охватывает такие сферы производства, как кадры, финансы, хозяйственную часть.
2. Специальное — сущность этого вида заключается в оформлении документации для функционирования учреждений особого типа. Например, в сфере правопорядка, надзора или контроля. Сюда относят судебное делопроизводство.
3. Секретное — такое делопроизводство связано с государственной или служебной тайной. Оно может совмещаться с общим. Главный принцип состоит в том, что для работы с секретными документами применяются особые правила, которые исключают риск утечки какой-либо информации.

Центральное место во всех видах занимают бумажные носители. Однако сейчас активно внедряется электронный документооборот во все сферы производства. Это еще один вид делопроизводства, который регулируется ФЗ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями на 28 июня 2014 г.). Этот закон рассматривается как правовая основа для перехода к электронным носителям и работе с сайтами или базами данных, а не бумагами. Цель делопроизводства — это организация и ведение документооборота в соответствии с государственными стандартами и требованиями, а также с применением современных компьютерных технологий. Учитывая это, самостоятельное изучение нюансов профессии может быть затруднено, и способно привести к нанесению ущерба деятельности предприятия. По этим причинам документооборотом должен заниматься человек с профильным профессиональным образованием.

Что входит в обязанности специалиста?

Конкретный круг задач, которые выполняет делопроизводитель, устанавливается работодателем, и зависит от типа учреждения. Элементы общего делопроизводства (кадры, управление, финансы) присущи всем формам организаций. Краткий перечень обязанностей включает:

• прием, регистрацию и распределение по структурным подразделениям входящей документации;
• печать в соответствии с нормами на бланках приказов, писем, благодарностей и так далее;
• передачу документов на подпись и утверждение руководству;
• выдачу справок;
• ведение базы сохраненной информации;
• составление описей и подшивание дел;
• сдачу документов в архив;
• рассылку исходящей информации;
• контроль за разглашением тайной информации (секретное делопроизводство).

Эта неполная классификация обязанностей. Она может включать дополнительные задачи, на усмотрение руководителя. Иногда делопроизводитель занимается бухгалтерской или кадровой работой. Деятельность специалиста разнообразна, что предполагает наличие обширных знаний и умений.

Ответственность

Делопроизводитель является важным и практически незаменимым человеком в организации. На нем лежит большая личная ответственность и за документооборот предприятия, и за сохранность деловой документации. При приеме на работу нередко будущий работник подписывает документ о защите персональных данных и неразглашении информации. Если работа специалиста будет связана с секретными делами, то он несет административную и уголовную ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей. Также возможно привлечение к материальному и/или дисциплинарному взысканию.

Перспектива профессии «Делопроизводство»

Карьерный рост зависит от личных характеристик и амбиций самого сотрудника. Для успеха в сфере делопроизводства главными чертами характера должны быть:

• внимательность;
• усидчивость;
• скрупулезность;
• организованность;
• многозадачность.

Если вы любите порядок в документах, а дисциплинированность и отличная память являются второй натурой, то эта профессия для вас. Для горизонтального карьерного роста нужно регулярно повышать профессиональный уровень, и охватывать смежные области. Что это за специальности? Например, кадровое делопроизводство, архивариус, секретарь-референт, помощник судьи и так далее. Вертикальная карьера также возможна. С течением времени можно дорасти до офис-менеджера или руководителя отдела. Профессия крайне востребована, так как любая деятельность связана с документацией. И ее не становится меньше, даже с учетом развития электронного документооборота. На сайтах по трудоустройству регулярно появляются вакансии, связанные с делопроизводством. Средняя зарплата, по статистике за 2022 год, составляет 30 967 рублей. Получить качественное образование в этой сфере, значит иметь современную и востребованную профессию.

 Где можно обучиться?

Получить диплом можно в средне-специальных учебных заведениях, а также на курсах профессиональной переподготовки. Последний вариант подходит для тех, у кого уже есть базовое профессиональное образование и нужно быстро получить дополнительную специальность. Чтобы не ошибиться в выборе учебного заведения, изучите следующие характеристики:

• наличие аккредитации и лицензии;
• план программы обучения;
• состав преподавателей;
• время обучения (не менее 250 часов);
• выдача законного диплома о переподготовке.

Центр ДПО «АПОК» приглашает на обучение по делопроизводству в дистанционном формате. Вступительных экзаменов не проводим. Принимаем на курсы специалистов со всех городов России и стран СНГ. Вы законно освоите новую профессию не выходя из дома, используя современные образовательные технологии. Для получения подробной информации просмотрите перечень доступных программ переподготовки по делопроизводству на нашем сайте.